La manera correcta de encuestar a los colaboradores durante la crisis

Por Claire Hastwell y Julie Musilek

Mientras la pandemia continúa en mayo, muchos colaboradores están en su segundo o tercer mes de teletrabajo.

Algunos de los colaboradores se pueden estar adaptando bien al cambio, creando hábitos saludables para manejar el balance entre su vida personal y laboral, mientras que otros pueden estar sintiendo presión para ser productivos o viviendo y trabajando con miedo a ser despedidos.

Por eso, sabemos que es importante encuestar a los colaboradores durante la crisis:

• Manda el mensaje de que estás acá y estás escuchando.
• Es un acto que construye confianza.
• Es una fuente esencial de inteligencia de negocio para navegar terreno desconocido.

Encuestar ahora no es solo sabio: es crucial para ayudar a tu negocio a través de la recesión … si lo haces bien, claro está.

El diseño, la ejecución y los detalles de la encuesta son de gran importancia si quieres tener la foto más completa posible de la experiencia de tus colaboradores.

A través de los últimos 30 años, Great Place to Work® ha ayudado a miles de compañías a diseñar, entregar y aplicar encuestas para sus colaboradores, incluyendo tiempos de crisis tales como la Gran Recesión.

En este proceso, hemos identificados muchas buenas prácticas para encuestar durante una crisis.

Antes de aplicar la encuesta

Refuerza la confidencialidad

Un temor común entre los colaboradores es que su empleador sea capaz de conectar sus respuestas con ellos. Se preocupan que sus demandas se vean mal agradecidas o excesivamente duras en un tiempo donde muchos están desempleados.

Cuando dejas en claro que todas las respuesta son confidenciales, creas un ambiente psicológico que motiva a las personas a compartir su feedback de manera abierta y honesta.

Da contexto

Preguntas de temas sensibles, como aquellas que abordan la vida en casa, requieren una explicación cuidadosa. En tu comunicación pre-encuesta, comparte el contexto.

Explica tu objetivo final

Ningún empleado quiere tomarse el tiempo para compartir feedback y críticas positivas solo para averiguar que la empresa lo deja en un estante y nunca actúa. Mandar una encuesta y fallar en abordar los resultados puede ser peor que no hacer nada.

Es esencial que expliques qué vas a hacer con el feedback. Esto asegura que los colaboradores se sientan escuchados, cuidados y dispuestos a compartir nuevamente, contribuyendo al trabajo de crear una cultura de alta confianza.

Conoce a los colaboradores

La encuesta que mandes durante una crisis probablemente no se vea como las que has enviado en tiempos “normales”. Es importante diseñarla de una forma que considere lo que las personas pueden estar experimentando en este momento.

Por ejemplo, los colaboradores de primera línea, como los trabajadores de la salud, necesitarán que se reconozca el hecho que están sobrecargados y pueden no tener la capacidad de responder la encuesta.

Para lograr una aplicación exitosa:

• Haz la encuesta breve.
• Reconoce las potenciales limitaciones de tus comunicaciones.
• Ofrece vías alternativas para que los colaboradores den feedback (tales como darlo a su supervisor directo o a RRHH).

Estos puntos demuestran flexibilidad y sensibilidad ante su situación.

¿Qué preguntas debieses hacer?

Debes preguntarte “¿cuáles serían las cosas más útiles que mi organización puede aprender para estar mejor posicionado a la hora de dar apoyo a nuestros colaboradores en este clima?”.

Una vez que hayas determinado eso, deja que esas buenas prácticas informen tus preguntas.

Hasta tres preguntas abiertas

Es importante dar a los empleados un espacio para compartir sus pensamientos en una forma que puedan exponer una imagen vívida de su experiencia.

No obstante, rara vez es buena idea pedir a las personas que escriban mucho. Escribir respuestas abiertas requieres una carga cognitiva adicional que los colaboradores pueden no tener disponible – especialmente en tiempos de crisis cuando los empleados están procesando una ansiedad extrema.

Incorpora afirmaciones cuantitativas

Acá la idea es buscar señales de mejoría (o decaimiento). Cuando incorporas afirmaciones cuantitativas las puedes re-visitar en 2 o 3 meses más para saber cómo han cambiado las cosas.

Usa una mezcla de afirmaciones “relacionadas a la crisis” y otras asociadas a la “normalidad”

Nosotros usamos una mezcla de afirmaciones Trust Index© – estas son afirmaciones que tienen casi 30 años de investigación que las ratifican como elementos claves que impulsan grandes culturas organizacionales – con afirmaciones que puedes diseñar para que sean específicas al momento actual.

Ejemplos de dos afirmaciones Trust Index© customizadas para que sean específicas a la situación actual serían:

• Me siento financieramente seguro para los próximos meses (customizado para la situación).
• Los jefes involucran a las personas en decisiones que afectan su ambiente laboral (afirmación del Trust Index©).

Incluye preguntas sobre los gerentes

En tiempos de crisis, los líderes necesitan ayuda adicional para equilibrar las necesidades de sus colaboradores, su organización y su propia experiencia personal.

Ejemplos de preguntas de los Mejores Lugares para Trabajar ™

Acá hay algunas afirmaciones de prueba que clientes de Great Place to Work® han usado en recientes encuestas pulse para generar feedback que sea claro y permita tomar acciones concretas.

• ¿En qué forma podríamos continuar apoyándote?
• ¿Cuál es tu máxima preocupación hoy, laboral o personalmente?
• ¿Hay algo que la organización puede hacer a la luz de las circunstancias que te fuera de ayuda?
• ¿Qué comunicaciones encuentras valorables durante este tiempo?
• ¿Qué sugerencias tienes para que la organización considere a la hora de reiniciar el negocios, cuando el tiempo lo permita?

Los colaboradores no solo saben que necesitan, también tienen ideas que te van a ayudar a superar esta crisis. Preguntas como las anteriores pueden generar respuestas que te ayuden a crear un plan de acción para enfrentar las preocupaciones de los empleados y mejorar tu respuesta ante el COVID-19.

Seguimiento y cumplimiento de promesas

Después de terminar la encuesta y analizar los resultados, debes comunicarlos, compartiendo que aprendiste con la encuesta y qué acciones estás tomando para responder al feedback de los colaboradores.

Esto es vital ya que:

• Demuestra escucha y compromiso con el bienestar de tus colaboradores.
• Construye confianza y credibilidad.

Diseñar una encuesta para los colaboradores que recoja sus experiencias y necesidades durante la pandemia te ayudará a poner tu tiempo, energía y recursos en el lugar adecuado.