COVID-19: Aprendiendo a amar el teletrabajo

Por Ed Frauenheim

Hay muchas cosas nos pueden disgustar del COVID-19 y como está afectando tanto a personas como a organizaciones. Sin embargo, esta pandemia también podría llevarnos a algo que hemos llegado a querer: teletrabajar, y más que nunca antes.

Muchas compañías han respondido al brote de Coronavirus pidiendo a sus colaboradores que trabajen desde casa en la medida de lo posible. No es de sorprender que muchas de las organizaciones dando el ejemplo de “distanciamiento social” han sido reconocidas por Great Place to Work®; compañías que incluyen, por ejemplo, al proveedor tecnológico Citrix, la compañía de servicio financieros Capital One, y el sitio de empleos Indeed.

Estas organizaciones nos están demostrando que se toman en serio no sólo el cuidado de sus propios colaboradores, sino también la protección de la comunidad, entendiendo como un imperativo de salud comunitaria el “aplastar la curva” cuando se trata de la propagación del virus.

No es tan simple como decir “quédense en casa y trabajen desde allí”.

Los esfuerzos de buena voluntad de cuidar a la gente, dejando que los colaboradores trabajen de manera remota, traen consigo muchos retos:

• Las organizaciones que no hayan habilitado o promovido el trabajo a distancia en el pasado se ven enfrentadas súbitamente a situaciones que no les son familiares, y sin normas de las cuales hacer uso.
• Los equipos pueden no saber cómo colaborar de buena manera cuando sus colegas no están al otro lado de la mesa de manera presencial.
• Los líderes quizás no sepan cómo contactar y comunicarse con sus colaboradores de manera efectiva cuando se encuentran dispersos a lo largo de una ciudad o región.
• Los departamentos de tecnología podrían no tener suficientes sistemas y equipos de trabajo y colaboración remotos que sean seguros y confiables.
• Los ejecutivos y colaboradores podrían estar faltos de la camaradería y sentido de comunidad que genera una oficina llena de personas, justo en el momento en el que están ansiosos de conexión y tranquilidad.

Cualquiera de estos retos puede hacer que el teletrabajo productivo sea difícil.

Afortunadamente, existen algunas buenas prácticas para trabajar de manera remota que se pueden aprender durante estos tiempos excepcionales.

Aproveche las herramientas de colaboración, en especial las videoconferencias

A pesar de que sus colaboradores pueden estar aislados en sus hogares, esto no significa que la colaboración y la comunicación deban detenerse.

Hoy en día existen muchas tecnologías basadas en la nube que hacen del trabajo remoto algo tan eficiente y efectivo como el trabajo en una oficina.

Las herramientas para teleconferencias son especialmente eficaces para restaurar la conexión social y ofrecen una comunicación que va más allá de simples e-mails, intranets o llamadas. Ver una (o varias) caras conocidas en la pantalla, ser capaces de leer los gestos y el lenguaje corporal, y la capacidad de compartir documentos en tiempo real, logran un gran impacto en la comunicación entre colaboradores.

De acuerdo a un artículo de Harvard Business Review, los equipos que utilizan videoconferencias experimentan un mayor nivel de colaboración en decisiones tomadas por esta vía comparado con decisiones tomadas a través del teléfono o un e-mail.

Algunas de las herramientas que están disponibles hoy en día son: GoToMeeting, Zoom y Cisco WebEx.

Comuníquese frecuentemente, y no sólo sobre el trabajo.

Trabajar de manera remota puede hacer que sus colaboradores se sientan solos, aislados y sin rumbo.

La solución es comunicarse y mucho. Esto significa generar guías claras desde los líderes, como también oportunidades para que los colaboradores hagan preguntas y ofrezcan ideas.

Sin embargo, los intercambios no deberían ser solamente sobre trabajo. Especialmente en caso de que la compañía deba tener a sus colaboradores trabajando de manera remota por semanas, o quizás meses, debe existir una “cultura remota intencional”. Este es un término utilizado por Kai Andrews, consultor de la empresa Point B.

“No abandone las razones que hacen única su cultura organizacional. Realicen reuniones virtuales regularmente, pero que no sean relacionadas al trabajo, para hablar de temas más informales”, nos comenta Kai en un artículo reciente.

“Identifique líderes que sean buenos conversando, quienes puedan formar grupos de discusión online, alrededor de temas en común tales como deportes, películas, cocina, y muchos otros. Los empleados pueden participar según sus gustos en estos grupos y nuevas conexiones se formarán, mientras las viejas amistades se mantienen” siguiere el autor.

Planifique y establezca políticas claras, incluso si ya ha enviado a sus colaboradores a casa

Otras sugerencias de la consultora Point B acerca del trabajo remoto incluyen:

• Establecer expectativas sobre las horas de trabajo.
• Dar una guía sobre la etiqueta de las teleconferencias (por ejemplo, comer frente a la cámara no debería estar permitido).
• Expandir recursos de soporte a los colaboradores, para que no se sientan frustrados cuando falle la tecnología.

Otra de las compañías que se ha movido de manera rápida en estas líneas esta Citrix, una firma reconocida por Great Place to Work®, que ofrece software que permite un trabajo remoto seguro.

“En áreas de riesgo como lo son China, República de Corea y Japón, hemos logrado nuestra propia virtualización y soluciones de trabajo remoto que han movilizado rápidamente a todos nuestros colaboradores, esto incluye ingeniería, servicio al cliente, ventas, finanzas, marketing y recursos humanos, y ha logrado que puedan trabajar desde sus casas en tan solo 24 horas” CEO de Citrix David Henshall escribió recientemente en un blog.

“Estamos muy contentos de reportar que, a lo largo de esta respuesta de trabajo remoto, nuestros colaboradores han permanecido seguros y conectados, y que sus niveles de productividad y servicio al cliente siguen sin cambio alguno”, dijo David.

Teletrabajo y confianza

El COVID-19 les da a las organizaciones una oportunidad para ahondar en su confianza, dando el primer paso de confiar en las personas cuando se trata de teletrabajar.

Alrededor de un 50% de los colaboradores en los Estados Unidos trabaja de manera remota al menos una vez a la semana, de acuerdo a la investigación de la firma de colaboración tecnológica Owl Labs. Pero alrededor de un 80% de los colaboradores del país norteamericano cree que el trabajo remoto lo podría hacer sentir más feliz, con menos estrés y más confianza.

Este estudio también muestra que los colaboradores se comportan recíprocamente cuando se les dan oportunidades de teletrabajo: aquellos que trabajan de manera remota son más proclives a recomendar a sus empleadores a un amigo, y menos propensos a dejar su compañía versus sus colegas que trabajan en oficinas.

Puedo hablar de manera personal sobre la importancia de las opciones de trabajo remoto para mejorar la experiencia de nuestros colaboradores. Por aproximadamente un año he trabajado desde mi hogar en San Francisco el 100% del tiempo.

Nuestra oficina central de Great Place to Work® se encuentra en Oakland, un trayecto no muy largo, pero tampoco económico en un sistema de transporte masivo. Mi supervisor vive en Nueva York, y mi red de trabajo está repartida por todo el país y el mundo.

Ha sido muy útil para mi tener esta opción de teletrabajo, que generalmente incluye una o más videoconferencias al día, al igual que mucha comunicación vía e-mail e intranet.

Quizás lo más importante sobre esta forma de trabajo es sentir que los líderes de Great Place to Work® confían en que haga un buen trabajo. Esa confianza se transforma en una profecía autocumplida: trabajo muy duro y mis pares que trabajan de manera remota también lo hacen, en parte porque nuestros líderes han confiado en que nosotros trabajemos bajo nuestros propios términos y espacios.

El COVID-19 es claramente un virus terrible y los meses por delante serán, probablemente, oscuros en muchos sentidos. Vernos forzados a trabajar remotamente será un reto para muchos, pensemos en aquellos que deben cuidar a sus hijos ahora que las escuelas están cerradas. Pero puede haber un lado positivo de esta pandemia, relacionado al teletrabajo.

Muchos colaboradores y organizaciones llegarán a probar el trabajo remoto, y cuando sea seguro trabajar juntos nuevamente, habremos aprendido a teletrabajar de maneras que sean mejores para los negocios, para las personas y para las comunidades.

Puede ser que aprendamos a amar el trabajo remoto.

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No importa si tu equipo tiene o no trabajo remoto, el primer paso para crear el mejor lugar de trabajo para ellos es saber cómo se sienten sobre el ambiente laboral en el que trabajan hoy en día.