Planificando el 2023: ¿Con qué frecuencia encuestar a tus colaboradores?

Si trabajas en el área de gestión de personas o lideras un equipo, sabes lo importante que es conocer la percepción que tienen tus colaboradores sobre el Clima Organizacional. También sabes, que es justificable ser cauteloso, tal vez incluso temeroso, a la hora de hacer una encuesta de clima, ya que en ocasiones pueden ser demasiadas.

Si estás en esa situación, probablemente has tenido pensamientos como estos:

– «¿Y si no somos capaces de actuar en función de los comentarios que recibimos?».

– «¿Y si los estamos encuestando con mucha frecuencia…dejarán de responder a futuras encuestas?».

– «Nuestros colaboradores ya tienen mucho trabajo. No quiero sobrecargarlos con otra encuesta más en sus tareas pendientes.»

Todas estas preocupaciones son válidas, pero no deberían impedir realizar encuestas. Con un poco de planificación se puede obtener información oportuna y valiosa sobre tu lugar de trabajo sin incomodar a los colaboradores.

¿Cuándo encuestar a tus colaboradores?: 2 preguntas que debes tener en mente.

No existe una frecuencia exacta para realizar encuestas (lo sentimos). Sin embargo, hay dos preguntas sencillas que te puedes plantear y que ayudarán a tu organización a determinar el momento más adecuado para hacerlas.

1. ¿Cuál es el objetivo de esta encuesta?

   Antes de realizar una encuesta, asegúrate de saber por qué la haces. Esto ayudará a que formules preguntas que te entreguen información más útil.

   He aquí algunos posibles objetivos:

   – Conocer las necesidades de mis colaboradores durante una crisis como la de COVID-19.

   – Obtener información sobre cómo volver al trabajo presencial de la mejor manera posible.

   – Recopilar datos referenciales para poder hacer un seguimiento de los cambios en la cultura de la organización a lo largo del tiempo.

2. ¿Podrán tus equipos de liderazgo actuar en función de los resultados de la encuesta?

Antes de lanzar una encuesta, asegúrate de que tus equipos de liderazgo tengan la capacidad de actuar sobre los resultados de la encuesta en el momento oportuno.

Por ejemplo, si trabajas para una empresa de consumo masivo, es posible que no resulte beneficioso lanzar una encuesta a los colaboradores en plena temporada de fiestas de fin de año.

Si ahora no es el momento adecuado para realizar la encuesta, no pasa nada. Determina cuándo sería el mejor momento y comprométete a que ocurra. No lo postergues indefinidamente.

Encuesta a tus colaboradores al menos una vez al año.

Si no recibes opiniones al menos una vez al año, es posible que no notes cambios en la experiencia de tus colaboradores. Por ejemplo, piensa en lo que han tenido que afrontar desde algún tiempo atrás:

• Ansiedad y estrés por la pandemia
• Una transición abrupta al teletrabajo
• Luego una nueva modalidad de trabajo híbrido

Eso es mucho para procesar en un año, y mucho más en un trimestre.

El 100% de nuestros clientes encuestan a sus colaboradores al menos una vez al año, con nuestro apoyo. Saben que, si pasa demasiado tiempo entre una encuesta y otra, es más difícil mantenerse al día de las necesidades de ellos.

Las conversaciones 1:1 también son valiosas, pero no todas las personas se sienten cómodas compartiendo sus opiniones en persona, y en ocasiones quedarte con una visión te hace perder de vista las demás. Las encuestas ofrecen a los colaboradores una forma de expresarse abierta, honesta y confidencial. También proporcionan los datos que se necesitan para saber qué nuevas iniciativas tendrán mayor aceptación entre los colaboradores.

Una mejor escucha requiere encuestas Pulse

Muchas organizaciones con estrategias avanzadas de escucha encuestan a sus colaboradores más de una vez al año. Pueden recopilar opiniones y datos semestralmente, trimestralmente, mensualmente o incluso semanalmente (como las encuestas de estado emocional que implementaron muchas organizaciones durante la pandemia).

Una vez que te sientes cómodo lanzando una encuesta anual, recopilando opiniones y compartiendo los resultados con los colaboradores, considera la posibilidad de encuestar con mayor frecuencia. Pero no hagas encuestas solo por encuestar: es importante analizar los resultados y utilizarlos como base para los planes de acción y hacer de tu organización un mejor lugar para trabajar:

– En primer lugar, revisa los resultados de la encuesta anual e identifica las principales oportunidades de crecimiento.

– Una vez que hayas analizado estos datos, piensa en lanzar una encuesta que se enfoque en una o dos oportunidades de crecimiento específicas.

Por ejemplo, puede que los resultados de la encuesta muestren que tus colaboradores más antiguos tienen una experiencia menos positiva que los recién contratados. A continuación, podrías realizar una encuesta orientada específicamente a preguntar a los nuevos colaboradores sobre su formación y su experiencia de incorporación. También podrías realizar sesiones de escucha con los colaboradores más antiguos para comprender mejor por qué están teniendo una experiencia menos positiva.

En Great Place To Work® realizamos nuestra propia encuesta de clima Trust Index™ una vez al año y realizamos encuestas Pulse según las necesidades:

– Nuestro equipo de liderazgo lanzó una encuesta pulse en marzo para comprender mejor cómo apoyar a nuestros colaboradores durante la pandemia

– Contratamos a 10 nuevos colaboradores a finales de 2019, por lo que nuestro equipo de liderazgo decidió realizar esta encuesta para medir cómo ha sido su experiencia de incorporación

¿Cuál es la frecuencia adecuada para encuestar y evitar la sobrecarga?

La sobrecarga de las encuestas solo se produce cuando los colaboradores perciben claramente que los líderes de la organización no tiene en cuenta sus opiniones o no se realizan acciones en base a los resultados obtenidos.

He aquí algunas medidas que puedes tomar para evitar esta sensación:

• Expresa gratitud genuina por la participación y los comentarios de tus colaboradores.
• Facilita sesiones de escucha para obtener más información sobre los resultados de la encuesta.
• Resume las principales conclusiones y los compromisos de actuación de la dirección.
• Actúa según lo prometido
• Comunica claramente los resultados de las nuevas iniciativas y programas creados a raíz de la encuesta.

Ya sea que realices una, dos o diez encuestas al año, es importante desarrollar una cuidadosa estrategia de escucha sobre la percepción que tienen tus colaboradores, de esta manera, obtendrás información que te ayudará a tomar decisiones corporativas basadas en datos, a apoyar a las personas y a emprender acciones estratégicas que impacten. Si quieres saber más sobre que es una encuesta de clima, revisa este artículo.

¿Estás listo para empezar tu estrategia y conocer la percepción de tus colaboradores a través de la encuesta de Clima Organizacional de Great Place To Work®?

Ponte en contacto con nosotros para obtener más información sobre nuestra encuesta Trust Index y cómo podemos ayudarte a crear una encuesta adecuada para las necesidades de tu organización.