6 consejos para una mejor comunicación con los equipos remotos

Por Claire Hastwell

¿Cómo mantener a los colaboradores remotos comprometidos?

Es una pregunta que está en la mente de muchos líderes en este nuevo mundo de trabajar desde casa.

Si bien es absolutamente posible que las organizaciones aprendan a teletrabajar de manera efectiva, esto no sucede de manera automática. El cambio de un espacio de trabajo físico compartido a oficinas virtuales puede desafiar incluso al gerente más experimentado.

Cómo comunicarse con equipos remotos

Afortunadamente, hay ejemplos en los que se puede buscar inspiración y orientación a medida que nos adaptamos a la dinámica de la gestión de equipos de trabajo remotos.

Un ejemplo de ello es la empresa Certificada™ por Great Place to Work® Peerfit, que se encuentra 100% teletrabajando y siempre lo ha estado. Les pregunté cómo se mantienen conectados sin compartir un espacio físico. Esto es lo que han aprendido:

1. Muestra empatía y recuerda que todos somos humanos

Para las organizaciones que son nuevas en el mundo del teletrabajo, es importante entender que inevitablemente habrá una curva de aprendizaje, especialmente si tu equipo no es particularmente conocedor de la tecnología.

Una forma de hacer que esta curva de aprendizaje sea menos dolorosa es tener y mostrar empatía por todos los colaboradores. Asegúrales que estás disponible para ayudarlos durante la transición y que pueden expresar sus preguntas e inquietudes.

Este es un momento estresante, y crear un diálogo abierto con un poco de compasión será de gran ayuda.

2. Di «buenos días»

Una de las mayores transiciones que enfrentan los colaboradores cuando trabajan de forma remota es la falta de interacción humana y la falta de estructura.

Es difícil evitar este problema por completo, especialmente cuando se practica el distanciamiento social. Dicho esto, puede ayudar a los trabajadores a sentirse más conectados entre sí mientras están físicamente separados. Una forma es animarlos a que hablen con sus colegas de la misma manera que lo harían si estuvieran en la oficina.

¿Cuándo es un buen momento para empezar? Díganse «buenos días» y háganse un tiempo para conversar mientras toman un café por la mañana. Ayudará a tu equipo remoto a sentirse un poco menos remoto.

3. Convierte las reuniones en persona en reuniones por videollamadas

Cuando teletrabajas, es fácil comenzar a aislarse no solo físicamente, sino también mental y emocionalmente. Esto plantea riesgos tanto para el bienestar como para la satisfacción laboral.

Hace veinte años, esto habría sido un riesgo sustancial con pocas buenas soluciones. Gracias a la tecnología y las herramientas modernas, no tiene por qué ser así.

Al convertir las reuniones en persona en reuniones de videollamada, tus equipos aún pueden obtener la conexión cara a cara que una llamada telefónica no puede proporcionar. Esto los ayuda a conectarse, comunicarse y colaborar mejor.

4. Genera camaradería con una «conversación informal» virtual

Dale a tu equipo un lugar para hablar sobre temas no laborales.

Como no tienen un espacio físico para una conversación informal real, Peerfit ha creado un canal #sparklingwatercooler en su plataforma de mensajería interna.

Otros canales que han creado incluyen:

#PeerfitPets — donde los colaboradores pueden publicar fotos de sus mascotas.

#Watching — dedicado a discutir lo que la gente está viendo.

Después de todo, nada ayuda a un día estresante como una foto de un cachorro o un nuevo programa para ver, ¿verdad?

5. Invierte en herramientas de mensajería interna

Si tu organización no utiliza actualmente un sistema de mensajería interna, ahora es el momento ideal para comenzar. Las conversaciones breves que estás acostumbrado a tener en persona aún deben tener lugar, pero en un nuevo medio.

Ahora, también puedes cambiar esas conversaciones al correo electrónico. Sin embargo, ¿alguien de tu equipo realmente quiere recibir más correos electrónicos? Lo dudo.

Un sistema de mensajería ofrece a los colaboradores una forma de comunicarse de manera rápida y eficiente sin ejercer presión adicional sobre sus bandejas de entrada. Incluso puede conducir a una mayor comunicación una vez que hayan aprendido lo fácil que es usarlo.

Cuando complementas sus canales de comunicación existentes con chats grupales y mensajes instantáneos, permites que tu equipo permanezca en la misma sintonía incluso cuando no están en el mismo lugar físico.

6. Desarrolla conexiones personales divertidas

Al igual que con los equipos en la oficina, es más fácil comunicarse con nuestros compañeros cuando existe una relación con ellos a nivel personal.

Si bien las videollamadas pueden parecer distantes, en realidad están abriendo una ventana a nuestra privacidad. Cuando estés en una videollamada desde tu mesa de comedor o sala de estar, ¿por qué no encender la cámara y pedir a los miembros del equipo que compartan algo sobre algún objeto de sus «escritorios»?

Si puedes cambiar la imagen de fondo de tu video chat, ¿por qué no subes una foto de tus vacaciones? Empecé a hacer esto todas las semanas en Great Place to Work®. Ahora mis compañeros saben que tengo un hermano en Australia, con el que pasé la última Navidad en la playa. Las fotos de fondo son los nuevos rompehielos.

Otra forma de crear mejores conexiones divertidas es organizar eventos regulares de formación de equipos en línea, por ejemplo:

• Noches de trivia virtuales de manera regular.
• Happy hour virtual con una temática diferente cada semana.
• Tomarse un café en una videollamada, incluso con otros equipos, para fomentar las conversaciones no relacionadas con el trabajo.

Con un poco de imaginación y una buena conexión WiFi, casi cualquier actividad social es posible mediante videollamadas.

Tus equipos pueden permanecer juntos incluso cuando están físicamente separados.

La crisis de COVID-19 ha creado una serie de nuevos desafíos para las organizaciones en su lucha por adaptarse y cuidar tanto a los clientes como a los colaboradores.