6 consejos para crear una cultura de trabajo remoto de Alta Confianza

Por Claire Hastwell

Los equipos de trabajo de todo el mundo se han acostumbrado a trabajar de manera remota a medida que la pandemia del COVID-19 continúa cambiando la forma en que operan las organizaciones.

Kerry Wekelo tiene a cargo un equipo remoto distribuido entre los EE. UU., Canadá y el Reino Unido, en su empresa Actualize Consulting, organización reconocida por Great Place to Work®.

Conversamos con Kerry para descubrir lo que aprendió durante sus 15 años de experiencia trabajando y liderando con éxito desde su hogar. Esto es lo que ha funcionado para ella:

1. Sé radicalmente transparente

No importa lo que tengas que hacer para mantener el negocio a flote, es importante asegurar que los colaboradores conozcan y comprendan cómo le está yendo a la empresa y las decisiones que toman sus líderes. Ya sea que las noticias sean buenas o malas, es mejor que tu equipo las escuche de los líderes en lugar de permitir que los rumores y suposiciones perjudiquen la confianza de los colaboradores.

A la luz de la pandemia y para la tranquilidad de sus colaboradores, la organización envía un boletín interno. Un caso boletín típico incluye:

• Cómo le está yendo a la compañía financiera y operacionalmente.
• Avances positivos de los proyectos.
• Cumpleaños de los miembros del equipo y celebración de logros personales.
• Felicitaciones de los miembros del equipo y clientes.
• Fotos «presenta y cuenta» en videollamadas. Por ejemplo, en este caso, los miembros del equipo compartieron imágenes de su infancia.

El boletín informa al equipo que Actualize es financieramente estable y mantiene una estructura de trabajo estable. También ayuda a conectar a los miembros del equipo y fortalece la cultura de la empresa.

El éxito y popularidad del boletín han llevado a Actualize a aumentar su frecuencia de mensual a semi-mensual.

2. Crea un manual para manejar conflictos

Es fundamental establecer un protocolo para resolver los desafíos de forma abierta, directa y de una manera que elimine de inmediato el estrés y libere tiempo.

Kerry compartió la siguiente estrategia para manejar conflictos. Ella dice que ha tenido una tasa de éxito del 100% en las interacciones de su equipo:

• Facilita una reunión con las partes involucradas en un conflicto.
• Antes de la reunión, dirígete a cada persona para preguntar si está dispuesta a realizar un ejercicio para llegar a una solución.
• Explícales que cada persona comenzará indicando por qué están agradecidos con la otra persona en el conflicto.
• Luego, pídeles que utilicen la autorreflexión para ver cuál es su contribución al conflicto y que podrían haber hecho de manera diferente.
• Finalmente, expresa cómo el conflicto te está haciendo sentir.

Cuando se le preguntó que hace que esta estrategia funcione, Kerry dice: “Comenzar con gratitud y autorreflexión desintegra el conflicto. Muchas veces, la fuente del conflicto es un malentendido en lugar de cualquier mala intención real entre los miembros del equipo.»

Al final de cada reunión, los participantes siguen adelante con una solución acordada.

3. Co-crea y establece pautas

Según Kerry, “al establecer pautas con personas y equipos, mejora tu flujo de trabajo. Y cuando invitas a tu equipo a ayudar a diseñarlos, envías un mensaje de que te importa su experiencia.»

Las formas en que puedes hacer esto incluyen:

• Crear un horario de trabajo para las horas críticas del día

Ten tus calendarios bloqueados para que tu equipo pueda ver tu disponibilidad. Si hay cambios en el plan, comunica los cambios al equipo.

• Determinar estrategias de comunicación con cada equipo

Emplea con cada equipo una mejor forma de utilizar la tecnología para trabajar de manera remota. Por ejemplo, las videoconferencias son una forma efectiva de realizar reuniones de forma remota con un toque más personal. Para otros, sin embargo, las videollamadas pueden distraer y causar fatiga. ¡Pregúntale al equipo qué les funciona!

• Pregunta a cada miembro del equipo cuáles son sus métodos de comunicación preferidos

Por ejemplo, para preguntas rápidas Kerry prefiere que alguien pregunte si está bien llamar o tener una conversación rápida por mensaje de texto. Si la pregunta es complicada, ella prefiere recibir un correo electrónico con todos los detalles pertinentes para poder procesar la pregunta.

4. Establece una política de puertas abiertas

Según Kerry, Actualize ha duplicado su transparencia y apertura:

«Nuestro equipo de liderazgo siempre ha tenido una política de puertas abiertas, pero ahora importa más que nunca. Con las nuevas dificultades que nos enfrentamos, todos debemos tener en cuenta que el liderazgo es accesible y está disponible.”

“No importa el problema en cuestión, queremos que nuestros colaboradores sepan que somos pacientes y estamos dispuestos a generar ideas y trabajar con ellos para garantizar que se resuelva.”

«Como ejemplo, sabemos que estos tiempos no son fáciles para nuestros colaboradores. Algunos tienen familiares enfermos, niños que regresan de la escuela o recién nacidos. Los alentamos a que nos presenten sus problemas, tal vez necesiten más flexibilidad en sus horarios laborales o ideas para abordar desafíos actuales.”

Kerry se asegura que su equipo sepa que pueden dirigirse hacia ella con sus dificultades al:

• Hacer llamadas mensuales con nuevos colaboradores para construir una relación 1 a 1.
• Recordar a los colaboradores que sus preocupaciones personales también son preocupaciones de ella.
• Pregunta a los colaboradores cuál es su mayor desafío y cómo pueden ayudarlos.

5. Mantente conectado, más allá de los plazos

Para aumentar la confianza y ayudar a la gente a sentirse como un equipo, los líderes de Actualize se preocupan de sus comunicaciones diarias.

Por ejemplo, en cada reunión se dedican a escucharse mutuamente, cualquier momento del día es bueno para compartir dudas. Los líderes consideran que estas interacciones van más allá del trabajo: pretenden conectarse de manera genuina.

En las reuniones se deja tiempo para hablar de más cosas que solo los plazos de los proyectos, por ejemplo:

• Anuncios de cumpleaños.
• Logros personales.
• Presentación de nuevos miembros al equipo.

6. Diviértete

Kerry dice que ha focalizado su energía en fomentar una conexión de equipo remoto divertida:

“Cada semana, tenemos una llamada por Zoom con varios temas. Al principio, estas llamadas estaban dirigidas por alguien internamente, pero desde entonces, hemos traído invitados para dirigir nuestros eventos. Ha sido una forma de conocernos mejor fuera de nuestras «personalidades laborales» y formar lazos más fuertes.”

Algunas ideas que compartió:

• Prueba con clases fitness (Yoga/Bootcamp).
• Comparte una foto o historia de la infancia.
• Realiza concursos.
• Dirige una clase de improvisación.
• Comparte tu cita favorita y el por qué.

¿A qué llevan estas prácticas?

Hace diez años, Actualize tomó la decisión de enfocarse en su gente y su cultura, a través de estas prácticas.

¿Su resultado? Una caída dramática en las tasas de rotación: se redujeron a menos del 1%, y actualmente están en solo el 4% en los últimos 4 años, con un promedio de permanencia en la organización de 5 años.

Incluso con el cambio al teletrabajo, Actualize continúa aplicando los mismos principios y aprovecha la comunicación abierta. Con esto la organización ha descubierto que sus equipos son aún más productivos y comprometidos cuando tienen flexibilidad y libertad. No es extraño que sean una empresa reconocida por Great Place to Work®.